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再见PPT,你好“文档演示模式”

2021-12-29 11:00 https://my.oschina.net/yuque/blog/5382392 语雀 次阅读 条评论

你知道吗?这个世界上有人因为太痛恨 PPT ,专门建立了一个反对它的党派!

没错,这就是瑞士的“反 PPT 党”(Anti-PowerPoint Party)。

这个成立于瑞士苏黎世的组织,指责演示软件浪费了大量的金钱和时间,希望借此让全球两亿五千万经常使用 PowerPoint 的用户想想看:人们真的需要它吗?

反 PowerPoint 党将自己视为全球近 2.5 亿公民的拥护者,这些人每个月都被迫参加无趣的演示报告。因为有很多人的时间浪费在制作 PowerPoint 和用 PowerPoint 开会上面,给企业和社会带来了无形的损失。

这个党派看起来不太严肃,但在 2015 年,他们参与了瑞士的选举,选票数量一度排名第 8,只能说,天下苦 PPT 久矣!

在此之前,亚马逊早已在公司内弃用 PPT,因为它的成功而引起一波潮流,国内也有一些跟随者,比如字节跳动、美团等。PPT 这种文档格式正在不断被用户抛弃

很多公司在抛弃 PPT 后,改用纸质或在线文档来开会,可是,开会时难道让人们埋头看资料和手机?为了兼容线下投屏,语雀的“文档演示模式”应运而生。现在也是时候宣布,可以和 PPT 说永别了。

为什么这么说?

一、反思PPT:为什么讨厌它?

作为工具,PPT 本身没有善恶,可是为什么让大家这么讨厌?看看人们对它是怎么说的。

第一,PPT 相对于文档,包含的信息太少。

2018 年,亚马逊创始人杰夫·贝佐斯在致年度股东信里写道:“在亚马逊里,我们不使用 PPT 来进行演示,而是通过 6 页纸的备忘录来展开会议。”

这就是亚马逊著名的“ 6 页纸文化”。

贝佐斯原话是这么说的:“传统的公司会议从演示开始,有人站在会议室前用某种类型的 PPT 演示,在我们看来,你得到的信息非常少,你只能得到要点。这对演讲者来说很容易,但对听众来说却很难。所以,我们所有的会议都是围绕着一份 6 页的备忘录来组织的……如果你有一个传统的 PPT 演示文稿,会时常被其他人打断。如果你看了整个 6 页的备忘录,在第二页你有一个问题,但在第 4 页这个问题得到了回答。”

亚马逊的 6 页纸文化影响深远,很多后来者之所以敢于抛弃 PPT,是亚马逊的成功所给的勇气。而贝佐斯指责 PPT 包含信息太少,也被人们所认可。

第二,PPT 内卷:表现为 PPT 技能化/专业化,过于追求技巧和炫技,反而丢失了对内容本身的关注。

在你的办公室里,是不是会有某个人特别会做 PPT,经过 TA 手的 PPT,就是比别人做的好看些,然后这个人就受领导赏识,帮领导做 PPT,虽然 TA 的升迁不能保证,但绩效奖金什么的不会差。

看到这样的情形,你是不是也要去学习下如何把 PPT 做得更好?很多人也是这么想的。

在百度上搜索“ PPT 教程”,结果超过 1 亿条。就这样,无数人陷入了学习 PPT 制作的比拼中,这种现象,可以叫做“ PPT 内卷”。

它的含义,就是大家都付出了更多的精力和心血学习 PPT 制作,但最终除了把 PPT 做得漂亮些,并没有产生更多的价值。

甚至,过于追求 PPT 的美观、惊艳,最终成了为炫技而炫技。下面是从网上找到的一个例子,看着就让人大吃一惊:原来 PPT 还能这么玩。

至于内容到底讲的是什么?已经没人关心了。

第三,PPT 背后体现的是负面的职场文化,比如形式主义、低效会议、汇报文化等,人们将对这些文化的痛恨转移到了工具之上。

在职场里,PPT 所使用的场合很多,但其中的很多场合,都是人们诟病已久的。比如部门周会,每人只限 5 分钟同步上周的进展,但大家也都用 PPT 展示——某种 PPT 内卷的结果——然后多半都超时了;还有是为了汇报,美其名曰向上管理:“有时候同事们忙两三天准备一个 PPT,就为了给他看那 5 秒钟,且往往是领导一时兴起,看完并没后文。”

工作繁忙之余,还要操心的去制作 PPT,还要担心 PPT 做得不好被同僚比下去,这样的工作的确是地狱。PPT 被视为帮凶,无怪乎人们对其深恶痛绝了。

但存在即合理,PPT 之所以能风靡世界,是因为它的确有一些难以忽视的优点,而这些无论是亚马逊的“ 6 页纸”还是用其它在线文档都是难以取代的:

  • PPT 的排版让最重要的内容更突出醒目,而在文档里,想要突出文本,很容易变得花里胡哨,降低阅读体验;
  • PPT 最重要的是在线下场景,它的默认分页让参加会议的人能专注在同一内容,甚至是同一句话上。而文档,则很可能你在讲这个,读者已经不知道在看什么去了。

有没有办法能同时拥有文档和 PPT 的好处,同时避免 PPT 上述不好的地方?没错,这正是语雀的文档演示模式要做的。

二、PPT vs 文档演示

语雀文档演示模式的初心,是让会议更高效:人们在开会前就可以提前阅读文档,了解要讨论的话题;在会议中让人们专注到文档中的同一个话题,并让文档吸收以前PPT的一些优秀的地方。

在没有文档演示模式之前,人们要在大屏幕上看文档,体验是非常糟心的,不知道你是否经历过:首先你需要调整 Word 或者浏览器的缩放,放大字体让大家都能看清楚,然后还要调整横向滚动条,让内容填满整个屏幕,在这个过程中,要是不小心鼠标一划,内容又不知道去哪儿了。

语雀的演示模式所解决的,首先就是文档的缩放问题。

点击文档右上角按钮,或者使用 Command/Ctrl+Shift+P 的组合快捷键,即可进入文档演示模式:

分页,是 PPT 的基础逻辑,有助于突出内容,语雀的文档演示模式也支持基于分页的排版,只需要点击控件上的“分页”按钮,它就可以自动的为你的文档分好页:

文档演示模式的分页逻辑如下:

  • 以文章里的小标题为节点,最上级标题单独一页,文档中的大图片、画板等也单独放一页;

  • 二级及以下的标题和内容放一起,以页面高度为准,尽量填满一页;

  • 如段落太长,则显示在一页,可上下滑动查看。

语雀的文档演示模式还有一个贴心的小功能,就是“模拟激光笔”,点击控件上从右数第三个按钮即可启用,它可以将你的鼠标变成一个带有拖影的红点,是不是很像以前上课老师手中挥舞的激光笔呢?

语雀的文档演示模式还可以充分利用文档的优势,做到 PPT 难以做到的功能,第一个就是文档的大纲,点击大纲直接跳转到对应内容,再也不需要一页页的去翻 PPT 了:

它还可以记忆你上次演示的文档位置,一键回到位置继续演示。

自从语雀有了文档演示模式之后,语雀团队就用它来开月会,到现在,很多同学都快忘了怎么做 PPT 了:

当然,文档演示模式也不是万能的,这里提供一些小 Tips,帮你用好它:

  • 使用多层级小标题来帮助分页,同时也有助于理顺文档的逻辑;

  • 提高文字的可读性,不废话,使用短句,多分段;

  • 用加粗、背景色等来突出文档的重要内容,但切忌滥用。

最后,语雀的文档演示模式一直在优化当中,欢迎大家踊跃使用和反馈!

三、新时代的文档里,已没有PPT的位置

近年来,以 Notion、Airtable、语雀为代表的新文档,不仅仅是将传统文档搬到了线上,还在传统文档格式上有了颠覆性的创新:

新的在线文档,如 Notion,它的创始人Ivan Zhao曾表示:“从 80 年代初以来,人们就一直在构建模仿纸张的软件工具,而 Notion 想要挑战这一点。”

Notion 和语雀这样的新文档产品,拥有实时协同编辑,以及 All in one 的能力,你可以在一个文档里编辑表格、流程图、画板等等,甚至文档中还可以承载多种动态应用如打卡、实时代码演示等,与传统文档工具相比,新文档可以说是全方位的提升,同时又拥有更多的可能;

新的表格工具,如 Airtable,直接从表格升级为数据库,因为他们最初就是看到很多人没有开发能力,直接将 Excel 表格当做数据库来用,那为什么不直接为人们开发一个数据库工具呢?于是现在有了数据表,不仅仅支持传统的表格,还可以看板、卡片等多种视图展现,用表单来收集数据,扩展了更多的应用场景。而低代码浪潮的到来,数据表更可以大展身手,帮助人们快速搭建出新的应用。

只有 PPT 还一直停留在原地。

微软本身不是没有做过探索下一代 PPT 的尝试,2015 年他们推出了 Sway,想要帮人们更轻松的创建演示文稿,但还是换汤不换药。

如果更深入的思考,会发现,PPT 本身就是一种特殊的文档,只不过是默认分页,再加上各种动画效果而已。完全可以回归文档工具的初心,将 PPT 合并回文档里面,同时利用演示模式,保留 PPT 利于展示分享和集中讨论的优点。

利用语雀的文档演示模式,可以同时获得文档和 PPT 两者的优点,同时又避免 PPT 的缺点。

1987 年,微软发明了 PPT,其后几十年风靡世界,成为线下演示的最重要工具,到了现在,也许是时候和它说声再见了。

拒绝 PPT,也就是拒绝内卷。

但这不是说放弃了对工作本身的关注,不如说,通过文档演示模式,可以把更多的精力放在工作上。

聪明人已经在研究怎么利用新文档能力,从而不断升级自己的办公技能,在职场竞争中取得优势。

那么你呢?


阿里人都在这里沉淀知识 yuque.com

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