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我的效率自救之路:对低效的会议说“不!”

2024-01-05 15:00 https://my.oschina.net/u/5057806/blog/10584013 LigaAI 次阅读 条评论

(小剧场:某天午饭时间)
“最近怎么有这么多会议!上午开了两个小时的会,需求又做不完了 。”
“别提了,我今天排了三个会,根本没时间处理其他工作,还不知道几点能下班呢……”

根据微软对全球 31, 000 名员工开展的一项调查,低效的会议是影响工作效率的第一大干扰因素,其次是召开过多的会议

大大小小的同步会、讨论会、审查会、复盘会不仅将工作时间拆解得支离破碎,还会让成员因「会议恢复综合症」而无法立即从无效会议中恢复过来,重新集中注意力投入工作。无法打造沉浸式工作时间,维护深度专注状态,极大地影响了个人和团队的工作效率。

为了克服会议疲劳,Shopify 在今年一月份宣布取消所有三人或三人以上的定期会议,并禁止周三举行所有会议。该举措涉及大约 12, 000 次的日程安排和活动,相当于节省了 322, 000 个员工工时。

大刀阔斧地砍掉会议是不是提高团队效率的灵丹妙药? 或许,首先要弄清楚「我们为什么要开会?」

我们为什么要开会?

我们为什么要开会?

这个问题看似简单,但却值得深思。我认为开会是为了推进工作、完成工作,尽管实际情况并不总是如此(或者说,通常不是这样),但会议声称旨在推进目标、完成工作、共享信息、做出决策,或者至少要以一种异步沟通无法实现的方式取得进展

毕竟,这就是会议的独特之处:大家聚在同一个物理或虚拟空间里,能够进行实时对话。这应该是非常高效的——不是文档或邮件、没有滞后的反馈信息,只有进展。

我们选择开会,因为这是更好的协作方式。

以上是会议应该达成的目的,但却不是我们开会的真正原因。你是否也曾对着自己的日程安排感到沮丧和无奈?因为你充分意识到自己会在一种效率极低的状态下忙得不可开交,却对此无能为力。我有过,那真的太糟糕了!

这种看似无解的「会议滥用症」,实际上是其他更糟糕的问题的表征。

问题一:协作流程支离破碎

频繁开会是流程瓦解的表现。我们把开会当成倚仗和退路,每当不知道该如何完成工作,或者不愿意投入真正能够推进目标的流程时,就安排一场会议。我敢打赌,那些对流程嗤之以鼻或者不愿参与其中的管理者们,正是导致会议泛滥的元凶。

问题二:对工作内容一无所知

频繁开会也是对工作内容茫然不知的表现。这通常是因为没有人愿意花时间弄清楚并解决这个问题。

我们将「会议」与「生产力」混为一谈,如果不开会,就不知道该做什么(或者不知道如何证明自己的工作价值)。 于是,我们说服自己「开会就是我的工作内容」,或者「无法提高工作效率是因为我没有参加会议」。即便真的是这样,那也更像是对会议的控诉,而不是疯狂开会合理化的理由。

问题三:职场权斗的必然结果

频繁开会也可以是权力斗争的表现。「接连不断的会议邀请不就说明‘我很重要’吗?每个人看到我满满当当的日程表都会这么想的。」

这种情况下,在踏进会议室的那一刻起,会议桌上的位置就比任务完成的实际效果更重要了。

是时候该反抗了!

几年前,当我意识到自己究竟在为什么而开会(还参加了如此多的会议)后,我开始了「会议抗争之旅」。

我拒绝参加那些我认为无须出席或者浪费时间的会议;我取消了所有单纯为了彰显身份地位的会议。 我深刻意识到我拥有着怎样的特权——大多数人都不能直接取消或拒绝出席会议。

我分享这个经历,是因为它让我认识到会议对我们的影响。虽然花了六个月的时间,但我逐渐将会议减少到原来近一半的数量。作为团队负责人,我本该频繁地参加各种会议,但我没有。

与我的同事和大多数直属下级相比,我参加的会议要少得多。坦白说,一开始的感觉并不好,我觉得自己一天什么事都没干成,总害怕错过什么;我担心砍掉会议实际是搞丢了自己的工作。但慢慢地,我意识到我为自己创造的所有时间都是一份礼物。砍掉会议并不代表与团队脱节,而是可以着手解决潜在问题的信号灯。 我有更多时间思考、设计、做出贡献,还可以处理那些需要我的问题。

我仍有一半以上的时间穿梭在各个会议室,但在这些会议中,我变得更加专注,准备也更加充分。我能够花更多的时间进行有效沟通,虽然会议减少了,但高效的即时通话增加了。

为了达成这一目标,我不得不重新学习一些东西,但我意识到砍掉一半的会议是一种提高管理效率的策略。

「会议滥用症」的疗愈之法

我对自己的日程安排有一定的控制权,但并不是每个人都能这样,而且一个人的日程表也不能解决真正的问题。一个急需解决的结构性问题是,管理者该做什么?

大多数人指出,优化会议规范是解决办法。问题的关键不在于会议过多,而在于「无效会议」太多,即会议效率低下。如果能够提前发送议程、阅读材料,并严格控制会议节奏和进程,那么所有会议都将变得极其高效。

我非常喜欢这个想法,但我从未见过它真正奏效——可能是因为这种方式就像在用创口贴和消炎药治疗复合性骨折。不过,如果你认真对待它,了解真正的隐藏病灶,或许能够摆脱「会议滥用症」。

下面是我实践过的具体做法。

最重要的治疗方法是建设优秀的流程。
无论你在做什么——产品、营销、研究、政策或服务——你都需要一个清晰的、完整的、端到端的流程路径将它实现。否则在此之前,你可能会陷入会议泥潭。

开会就像用仅有的锤子砸东西——用它,是因为没有其他工具了。良好的流程应该是轻量的、高效的、有强适应性的。 你需要清晰的项目计划流程以及井然有序的全功能产品开发与设计流程;你还需要专门负责处理这些事务的项目经理。一个优秀的项目经理可以通过减少会议,证明自己的价值。

你还需要改进开会的方式。会议中存在许多浪费时间的情况,以下是三个减少会议时间浪费的技巧。

1. 专注实时讨论,提高会议质量

用其他方式完成所有与高质量开会无关的事情。会议的独有优势是可以展开实时讨论,所有与此无关、与会议无关的部分,比如更新、参考信息同步、文档整理、幻灯片更新等等都应该去掉(全员会议和庆祝活动等文化会议除外)。

在取得项目进展上,实时对话和讨论比其他任何方式都更加高效。

2. 开门见山,才是高效的开始

立刻解决最难的问题。在会议开始的 5 分钟后,请开始讨论最困难的问题。我参加过很多长达一小时的会议,其中大部分是在前 55 分钟浪费时间,直到最后 5 分钟才进入重头戏。那为什么不直接从这开始呢?

3. 有效的会议,离不开信息透明

关于会议规范,有一点我完全认可——会议总结与共享。你需要记录会议纪要,然后同步给所有人。如果一个会议产出了决策,但没有让该知道的人都知道,那还算有效开会吗?

以前,我曾专门开会了解其他会议的情况……不能重蹈覆辙了,真的!

写在最后

即使你无法控制所有会议,了解会议泛滥和滥用的原因及解决方法也非常有用。你可以为解决「会议泛滥」创造条件,采取行动使会议变得不再必要,并让每一个人都注意到这点,还可以对自己的日程安排有更多的掌控权。

请记住,除了极少数的例外,你的本职工作不是参加会议,而是取得进展,达成目标。如果开会是你知道的唯一实现途径,那么你将不得不安排一次会议来讨论这个问题。

(原文作者为 Judd Antin,内容经 LigaAI 翻译整理。)


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